E. 补充资料 -- 人力资源管理

与人力资源及人事安排有关的简易参考清单

(i)

员工招聘

入职条件 

• 清楚订明职位的最低入职条件(例如学历及专业资格、相关经验的年资、性向及任何特殊技能)，并由校董会／法团校董会批核。

招聘广告

• 在报章及有关机构／学校的网页刊登招聘广告，以增加透明度。

• 在招聘广告中清楚列明工作职责、入职条件及其他重要资料，例如截止申请日期、是否有任何笔试、通信及电邮地址，以及查询电话号码(如有的话)。 

收集申请书

• 在登记册记录所有收到的职位申请书，或将盖上收件日期的职位申请书妥善存档 ，以防遭人篡改。

• 除非指定人员(例如高层管理人员)批准，并清楚列明相关理由，迟交的职位申请书方可获得受理。

• 规定所有参与甄选工作的职员必须申报任何潜在或实际的利益冲突；如职员已申报有利益冲突(例如应征者是该名职员的亲戚或私交好友)，则不应参与有关甄选工作。

安排笔试 (如适用)

• 按情况需要安排笔试，并拟定一份备有标准答案及评分方法的试卷(如有需要可征询有关招聘部门的意见)，供管理层批核。

• 确保在考试前妥为保存试卷，以防内容外泄。

• 安排监考员监督考试过程，并在考试完毕后收回试卷及答题卷。

• 指派胜任的职员根据标准答案批改答题卷。

• 记录每一位应征者考获的分数，作进一筛选。

筛选应征者

• 审查所有申请书，确保应征者均符合入职条件。

• 保留落选的申请书，以供覆核或审核。

甄选应征者

• 成立甄选委员会，成员可按需要包括专责委员会或学科小组的代表，负责对初步选出的应征者进行面试。

• 制定评核表格，详列评核要项及相关评分或比重，以及要求每位甄选委员会成员独立评分。

• 在面试后将每名应征者的总得分及甄选委员会成员的评语记录在评核表格上。

• 按评分列出应征者的排名次序。如排名首位的应征者不接受聘用，应顺序向名单上的其他应征者发出聘书，确保公平。

• 向管理层作出聘用推荐，以供批核；若得分最高者未获推荐，应提供充分理据。

• 如有需要，安排管理层进行第二次面试。

批核及聘用

• 委派指定的高层人员批核甄选委员会作出的推荐，并须将有关决定妥为记录在案。如委员会的建议不获采纳，更须注明理由。

• 发出聘书前应先核实获聘者的学历和工作经验。

• 聘书应清楚列明薪酬福利等聘用条件。

• 在雇佣合约内清楚订明涉及贪污舞弊及行为失当时须付上的责任及罚则(例如解雇)。

• 记录所有拒绝接受聘用的个案，并确保随后的聘书均按应征者的排名次序发出。

员工薪酬福利

基本原则

在校本管理下，直资学校应向其持分者和公众交代如何运用公帑。学校须设立适当兼透明的机制，以订定员工薪酬福利条件，并确保该机制能在充分监察与制衡下妥善运行。学校亦须确保有关薪酬福利条件公平和合理，并须清楚订明厘定受聘人员的薪酬福利条件及其后调整的准则，例如资历、经验、表现及专长，以及订明哪些人员有权批核薪酬福利条件及其后的调整。

由于员工薪酬福利是学校开支的主要部分，在需要订定高级职位的薪酬福利条件是否适当的时候，可与相若的公务员职级的薪酬福利作比较。学校宜时刻遵从「适度谨慎」的原则。

注意事项

• 订定每个职级或职位的薪级及附带福利。

• 列明订定个别受聘者薪酬福利的准则(包括受聘者的资历、工作经验、专长及市场薪金)及批核人员的职级。

• 若提供的薪酬福利有别于一般的条件，有关负责人员须获得校董会／法团校董会的批准。

• 订明计算薪酬调整及非标准款项(例如表现花红或职务津贴)的准则及算式。

• 任何薪酬、福利、非标准款项如有修订，必须先获高级管理层的批准。 

工作表现评核

• 预先订定各职级或职位的关键才能及工作表现评核准则，并让各员工知悉有关准则。

• 为各职级或职位设立划一的工作评核表格，列明所有须予评核的相关关键才能。

• 在每个评核期开始时便须清楚界定受评人员、评核人员、加签人员及覆核人员的职责，并按各职责订明负责人员。

• 如校董会／法团校董会认为有需要，可成立覆核委员会以调整评核报告内的表现评级。

• 设立渠道，处理受评人的覆核上诉。

• 利用划一的工作评核表格记录所有对受评人工作表现的评语。

• 让受评人阅读及确认评核报告的内容，并确保管理层会跟进受评人的回应(如有)。

适用于校董会／法团校董会

• 制订晋升的资格标准，并向所有职员公布。

• 向有关职员公布进行晋升遴选的时间表。

• 委任晋升小组，按既定准则评核合资格的员工，并须参考他们过去一段时间(例如三至四年)的工作表现评核报告。

• 如需进行晋升面试，应制订面试程序并制备评核表格，供小组成员使用。

• 为落选者设立覆核渠道。

适用于晋升小组

• 规定所有晋升小组成员须申报利益冲突，并作详细记录；成员如有利益冲突(例如获面试者是成员的亲属或私交友好)，便不应参与有关遴选过程。

• 拟备报告，按获推荐晋升职员的优先次序排列，供指定批核人员审批。

• 尽快公布晋升结果，以减少揣测。

• 列明就失当或违规行为采取不同形式纪律处分和相关程序的各种情况，并知会所有职员。

• 加入校董会／法团校董会的参与，确保所有的纪律处分公平一致。

• 妥善备存所有纪律处分的档案。

• 公布投诉渠道，并采用简易的投诉程序。

• 向投诉人保证所提供的资料会绝对保密。

• 指派一名适当职级但并非投诉对象的职员进行调查。

• 记錄所有投诉，并迅速作出跟进。

• 如属重覆投诉，应将调查工作交予更高级的职员处理。

• 妥善备存每宗投诉的调查工作细节。

• 向指定人员呈交调查报告，以供审阅及建议应采取的纪律处分(如适用)。

• 每一宗投诉个案结案前，须由一名适当职级的人员批核。

• 通知投诉人调查结果。

• 任何全职职员如欲担任学校以外的工作，必须按校董会／法团校董会规定事先得到批核人员的书面批淮。

• 批核人员应考虑外间工作会否与员工的职务或学校的利益有利益冲突。

• 参照《雇佣条例》的要求制订有薪或无薪假期(包括病假、事假、分娩假期、年假、肺病特别假期、工伤假期等)的请假程序及规则。

• 妥善保存员工放假纪录。

• 列明批准员工放假的条件及批核人员。建议的批核人员表列如下：

(1) 如任何教员将受雇在学校 -

(b) 而雇用为期不少于6个月，其聘用须由多数校董批准。

(2) 如任何教员是受雇在学校 -

(b) 而雇用为期不少于6个月，其解雇须在校董会或法团校董会(视何者属适当而定)的会议上由学校的多数校董批准。

《学校行政手册》第7章 - 人事管理 (只供参考)

http://www.edb.gov.hk/sc/sch-admin/regulations/sch-admin-guide/index.html

《教育条例》第42、44、45、46、47、48、49、50、51及52条

《教育规例》第68、69及70条

《资助小学薪金评估指南》及《资助中学薪金评估指南》(薪金指南)

http://www.edb.gov.hk/sc/sch-admin/admin/about-sch-staff/salary-assessment/guides.html

由教育局编制的《甄选及聘任校长》小册子

http://www.edb.gov.hk/attachment/sc/teacher/qualification-training-development/development/cpd-principals/CH%20(Simp)_Guide_2011%20(revised)_2014.pdf

(i)

教育局的《学校处理投诉指引》

http://edb.gov.hk/sc/sch-admin/admin/pilot-scheme/index.html

《学校行政手册》第4.4章 - 处理投诉的策略 (只供参考)

http://www.edb.gov.hk/sc/sch-admin/regulations/sch-admin-guide/index.html

《学校行政手册》第7.9章 - 处理员工投诉 (只供参考)

http://www.edb.gov.hk/sc/sch-admin/regulations/sch-admin-guide/index.html

教育局通告第1/2006号 - 资助学校批假事宜

http://applications.edb.gov.hk/circular/upload/EMBC/EMBC06001S.pdf

《教育规例》第64条 - 帐目

每间学校的管理当局均须 -

(a) 备存适当的帐目；

(b) 使帐目及与帐目有关的任何凭单在任何合理的时间可供常任秘书长或任何督学查阅；以及

(c) 保留帐目及凭单不少于7年。

在校本管理原则下，直资学校可行使酌情决定权，制订保存及处置记录的政策。但学校在制订政策时，应遵守《个人资料(私隐)条例》的条文规定及参阅个人资料私隐专员公署发出的《人力资源管理实务守则》，并妥为记录在案。