E. 補充資料 -- 人力資源管理

與人力資源及人事安排有關的簡易參考清單

(i)

員工招聘

入職條件 

• 清楚訂明職位的最低入職條件(例如學歷及專業資格、相關經驗的年資、性向及任何特殊技能)，並由校董會／法團校董會批核。

招聘廣告

• 在報章及有關機構／學校的網頁刊登招聘廣告，以增加透明度。

• 在招聘廣告中清楚列明工作職責、入職條件及其他重要資料，例如截止申請日期、是否有任何筆試、通信及電郵地址，以及查詢電話號碼(如有的話)。 

收集申請書

• 在登記冊記錄所有收到的職位申請書，或將蓋上收件日期的職位申請書妥善存檔 ，以防遭人篡改。

• 除非指定人員(例如高層管理人員)批准，並清楚列明相關理由，遲交的職位申請書方可獲得受理。

• 規定所有參與甄選工作的職員必須申報任何潛在或實際的利益衝突；如職員已申報有利益衝突(例如應徵者是該名職員的親戚或私交好友)，則不應參與有關甄選工作。

安排筆試 (如適用)

• 按情況需要安排筆試，並擬定一份備有標準答案及評分方法的試卷(如有需要可徵詢有關招聘部門的意見)，供管理層批核。

• 確保在考試前妥為保存試卷，以防內容外洩。

• 安排監考員監督考試過程，並在考試完畢後收回試卷及答題卷。

• 指派勝任的職員根據標準答案批改答題卷。

• 記錄每一位應徵者考獲的分數，作進一篩選。

篩選應徵者

• 審查所有申請書，確保應徵者均符合入職條件。

• 保留落選的申請書，以供覆核或審核。

甄選應徵者

• 成立甄選委員會，成員可按需要包括專責委員會或學科小組的代表，負責對初步選出的應徵者進行面試。

• 制定評核表格，詳列評核要項及相關評分或比重，以及要求每位甄選委員會成員獨立評分。

• 在面試後將每名應徵者的總得分及甄選委員會成員的評語記錄在評核表格上。

• 按評分列出應徵者的排名次序。如排名首位的應徵者不接受聘用，應順序向名單上的其他應徵者發出聘書，確保公平。

• 向管理層作出聘用推薦，以供批核；若得分最高者未獲推薦，應提供充分理據。

• 如有需要，安排管理層進行第二次面試。

批核及聘用

• 委派指定的高層人員批核甄選委員會作出的推薦，並須將有關決定妥為記錄在案。如委員會的建議不獲採納，更須註明理由。

• 發出聘書前應先核實獲聘者的學歷和工作經驗。

• 聘書應清楚列明薪酬福利等聘用條件。

• 在僱傭合約內清楚訂明涉及貪污舞弊及行為失當時須付上的責任及罰則(例如解僱)。

• 記錄所有拒絕接受聘用的個案，並確保隨後的聘書均按應徵者的排名次序發出。

員工薪酬福利

基本原則

在校本管理下，直資學校應向其持分者和公眾交代如何運用公帑。學校須設立適當兼透明的機制，以訂定員工薪酬福利條件，並確保該機制能在充分監察與制衡下妥善運行。學校亦須確保有關薪酬福利條件公平和合理，並須清楚訂明釐定受聘人員的薪酬福利條件及其後調整的準則，例如資歷、經驗、表現及專長，以及訂明哪些人員有權批核薪酬福利條件及其後的調整。

由於員工薪酬福利是學校開支的主要部分，在需要訂定高級職位的薪酬福利條件是否適當的時候，可與相若的公務員職級的薪酬福利作比較。學校宜時刻遵從「適度謹慎」的原則。

注意事項

• 訂定每個職級或職位的薪級及附帶福利。

• 列明訂定個別受聘者薪酬福利的準則(包括受聘者的資歷、工作經驗、專長及市場薪金)及批核人員的職級。

• 若提供的薪酬福利有別於一般的條件，有關負責人員須獲得校董會／法團校董會的批准。

• 訂明計算薪酬調整及非標準款項(例如表現花紅或職務津貼)的準則及算式。

• 任何薪酬、福利、非標準款項如有修訂，必須先獲高級管理層的批准。 

工作表現評核

• 預先訂定各職級或職位的關鍵才能及工作表現評核準則，並讓各員工知悉有關準則。

• 為各職級或職位設立劃一的工作評核表格，列明所有須予評核的相關關鍵才能。

• 在每個評核期開始時便須清楚界定受評人員、評核人員、加簽人員及覆核人員的職責，並按各職責訂明負責人員。

• 如校董會／法團校董會認為有需要，可成立覆核委員會以調整評核報告內的表現評級。

• 設立渠道，處理受評人的覆核上訴。

• 利用劃一的工作評核表格記錄所有對受評人工作表現的評語。

• 讓受評人閱讀及確認評核報告的內容，並確保管理層會跟進受評人的回應(如有)。

適用於校董會／法團校董會

• 制訂晉升的資格標準，並向所有職員公布。

• 向有關職員公布進行晉升遴選的時間表。

• 委任晉升小組，按既定準則評核合資格的員工，並須參考他們過去一段時間(例如三至四年)的工作表現評核報告。

• 如需進行晉升面試，應制訂面試程序並製備評核表格，供小組成員使用。

• 為落選者設立覆核渠道。

適用於晉升小組

• 規定所有晉升小組成員須申報利益衝突，並作詳細記錄；成員如有利益衝突(例如獲面試者是成員的親屬或私交友好)，便不應參與有關遴選過程。

• 擬備報告，按獲推薦晉升職員的優先次序排列，供指定批核人員審批。

• 盡快公布晉升結果，以減少揣測。

• 列明就失當或違規行為採取不同形式紀律處分和相關程序的各種情況，並知會所有職員。

• 加入校董會／法團校董會的參與，確保所有的紀律處分公平一致。

• 妥善備存所有紀律處分的檔案。

• 公布投訴渠道，並採用簡易的投訴程序。

• 向投訴人保證所提供的資料會絕對保密。

• 指派一名適當職級但並非投訴對象的職員進行調查。

• 記錄所有投訴，並迅速作出跟進。

• 如屬重覆投訴，應將調查工作交予更高級的職員處理。

• 妥善備存每宗投訴的調查工作細節。

• 向指定人員呈交調查報告，以供審閱及建議應採取的紀律處分(如適用)。

• 每一宗投訴個案結案前，須由一名適當職級的人員批核。

• 通知投訴人調查結果。

• 任何全職職員如欲擔任學校以外的工作，必須按校董會／法團校董會規定事先得到批核人員的書面批淮。

• 批核人員應考慮外間工作會否與員工的職務或學校的利益有利益衝突。

• 參照《僱傭條例》的要求制訂有薪或無薪假期(包括病假、事假、分娩假期、年假、肺病特別假期、工傷假期等)的請假程序及規則。

• 妥善保存員工放假紀錄。

• 列明批准員工放假的條件及批核人員。建議的批核人員表列如下：

(1) 如任何教員將受僱在學校 -

(b) 而僱用為期不少於6個月，其聘用須由多數校董批准。

(2) 如任何教員是受僱在學校 -

(b) 而僱用為期不少於6個月，其解僱須在校董會或法團校董會(視何者屬適當而定)的會議上由學校的多數校董批准。

《學校行政手冊》第7章 - 人事管理(只供參考)

http://www.edb.gov.hk/tc/sch-admin/regulations/sch-admin-guide/index.html

《教育條例》第42、44、45、46、47、48、49、50、51及52條

《教育規例》第68、69及70條

《資助小學薪金評估指南》及《資助中學薪金評估指南》(薪金指南)

http://www.edb.gov.hk/tc/sch-admin/admin/about-sch-staff/salary-assessment/guides.html

由教育局編制的《甄選及聘任校長》小冊子

http://www.edb.gov.hk/attachment/tc/teacher/qualification-training-development/development/cpd-principals/CH_Guide_2011%20(revised)_2014.pdf

(i)

教育局的《學校處理投訴指引》

http://edb.gov.hk/tc/sch-admin/admin/pilot-scheme/index.html

《學校行政手冊》第4.4章 - 處理投訴的策略 (只供參考)

http://www.edb.gov.hk/tc/sch-admin/regulations/sch-admin-guide/index.html

《學校行政手冊》第7.9章 - 處理員工投訴 (只供參考)

http://www.edb.gov.hk/tc/sch-admin/regulations/sch-admin-guide/index.html

教育局通告第1/2006號 - 資助學校批假事宜

http://applications.edb.gov.hk/circular/upload/EMBC/EMBC06001C.pdf

《教育規例》第64條 - 帳目

每間學校的管理當局均須 -

(a) 備存適當的帳目；

(b) 使帳目及與帳目有關的任何憑單在任何合理的時間可供常任秘書長或任何督學查閱；以及

(c) 保留帳目及憑單不少於7年。

在校本管理原則下，直資學校可行使酌情決定權，制訂保存及處置記錄的政策。但學校在制訂政策時，應遵守《個人資料(私隱)條例》的條文規定及參閱個人資料私隱專員公署發出的《人力資源管理實務守則》，並妥為記錄在案。